EXCELでかゆいところに手が届く便利な2つの機能

EXCELのピボットテーブルで「更新」しても書式を保持する方法

EXCELでピボットテーブルを作成して、元になるデータが更新された場合、ピボットテーブルで作成したデータを右クリックして更新しますよね。

その時、千円単位で表示する桁区切り(,)が消えてしまうことはないでしょうか?

こんな感じで↓

 

その時は、下記設定を見直してみましょう。

ピボットテーブルツール → 「分析」タブ → フィールドの設定 → 表示形式 を選択します。

ここで、セルの書式設定を行います。

これで、「更新」ボタンを押しても、ピボットテーブル内の書式は保持されます。

 

 

EXCELのスクリーンショット取得機能

知らなかった…。いつの間にかEXCELにスクリーンショットを取得できる機能が備わっていたのですね!

メニューの「挿入」の中に「スクリーンショット」ボタンがある!

早速使ってみましたが、すごく便利ですね。

開いているウインドウのサムネイルが表示されています。

サムネイルを押せば、そのまま開いているEXCELシート内のカーソルのある位置にスクリーンショットが取り込まれます。

 

下にある「画面の領域」を選択すると、マウスカーソルでスクショを取得したい範囲のみ選んで取得できます。

 

この機能はEXCELで操作マニュアルを作成するときに威力を発揮します。

私も、今まではWindows標準のスニッピングツールやフリーのスクショツールで画面を撮影していました。

撮影→EXCELに取り込むという作業が必要でしたが、この機能があれば不要になりますので作業効率があがります。

 

 

EXCELで印刷したいところだけ印刷する「印刷範囲の選択」

すごく単純な機能なので、皆さんご存知だと思います。

ただ、最近、この単純な「印刷範囲の選択」が便利だったのでご紹介します。

 

EXCELで見積作成時に、見積明細が数十ページに渡ることがあります。

印刷対象のページが何十ページに渡る明細の印刷に対応できるよう調整されているため、少ないページの印刷の際、誤って空白のページを印刷してしまうことが多くありました。

 

2ページくらいに収まる時は、マウスで印刷範囲をドラッグするという悠長なことをしていました…

そんなことをしなくても、印刷したいところだけを選択して、印刷範囲の設定をポンと押すだけの方が簡単です。

 

印刷したい範囲だけマウスでドラッグして…

 

印刷範囲の設定をクリック

 

これだけです。

 

「1ページ目と3ページ目だけ印刷したい」等、ページが飛び飛びになる場合は、「印刷範囲に追加」をしておくと便利です。

 

これで印刷したときのムダをなくすことができて、毎回印刷設定する手間もなくなります。

 

こういうちょっとした手間が積み重なると時間をロスしますし、精神衛生上よくありません。

せっかく備わっている機能は活用して、どんどん効率化していきましょう。

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