Outlook2016で予定表を共有する方法(意外とハマった)

Outlookは予定を共有しにくい?

MFTです。

 

Outlookで予定を共有したいだけなのにできない。

 

通常、グループウェアだと、予定を登録して対象者を選択すれば終わり。目をつぶっていてもできる。

Outlookもこの感覚だと思っていた。だが、できない。

 

結構ハマってしまい、無駄な調査時間を浪費したため、Outlookで予定を共有する方法を載せておく。

みなさんはこんなところで貴重な時間を使わないでほしい。

Exchange Onlineが必要

最初に立ちはだかった壁は、

Exchange Onlineベースにしないと手軽に共有できない

という点。

Exchange Onlineは、クラウドで提供される安全性の高いメール&スケジュールのサービスです。

引用元:Office365チャンネル 「いまさら聞けないExchange Online、基本と機能のポイント

 

Exchange Onlineは「ビジネスで利用するためのクラウドメールサービス」という、メールシステムのようなイメージだが、グループメンバーと予定を共有するために必須になるらしい。

なければ絶対にできない、というわけではないが、Exchange OnlineベースではないOutlookだと、あくまで個人利用の位置づけになるため、会議や、グループスケジュールといったの強力な機能が使えない。(個人でもスケジュールは共有すると思う)

 

Outlookで予定を共有する手順

それにしてもOutlookのスケジュール共有は未だ慣れない。

 

いろいろ試してわかったのは、Outlookで予定を共有するのは、予定を登録画面の「スケジュールアシスタント」を利用するのが一番よかった。

 

この登録方法が、いままでのグループウェアのやり方と近いためしっくりきた。

もっといい方法はありそうだが、当面この方法でいく。

 

また、Outlookのスケジュールは権限管理が細かく設定できるようになっている。

 

その予定を見るだけの権限なのか

編集までできるのか

予定の詳細を読めるのか

「予定あり」とだけ見えるのか

といった、ある意味セキュリティを確保した作りになっている。

 

…正直、細かすぎて必要のない機能だ。

いちいち最初からセキュリティが強い設定になっているので、簡単にスケジュール共有しようとしても、エラーが頻発してなかなか前に進まなかった。

 

こんな感じのエラーがガンガン出る。

 

セキュリティ設定を細かく行えるのはいい。

ただ、最初はゆるくしておいても全く問題ない。

必要があれば変更するだけだ。

 

Outlookで会議の予定を登録する

会議の予定を登録するのは、さすが専用メニューだけあって気持ちよく登録できる。

 

「新しい会議」を選択して、

 

共有したい相手を「宛先」へ登録する。

 

 

会議スケジュールの登録は、通常のスケジュール登録と同じで、参加者の承諾によって予定が確定するというイメージ。

参加依頼を受けた人が承諾するという運用になる。

また、代理承諾という形でも予定を確定することができるようだ。

 

 

本人が承諾した場合と、代理で承諾した場合の違い …は特になさそう。

 

 

それにしても、Outlookは高機能すぎて、とっつきにくい。

まず、スケジュール登録は相手の承認が必要という思想がどうにも馴染めない。

 

実際、仕事で予定を共有する場合は、相手の承諾など無しでガンガン登録するものだ。

とりあえず入れておいて、あとで調整すればいい。

 

セキュリティや権限が煩わしい部分が改善されれば、Outlookは超強力なツールなのにもったいない。

ビジネスシーンのメールアプリとして確固たる地位を築いている。

スケジュールアプリとして浸透すれば、グループウェアの領域でも覇権をとれるはずだ。

 

…以上、MFTでした。

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副業と資産運用で自由になろう

サラリーマンの給料だけでは到底自由になれません。 自由になるためにはお金が必要。何とか時間を確保して、副業や資産運用を行う必要があります。 失敗だらけですが、私の副業と資産運用についても包み隠さず赤裸々に公開しています。

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