Outlook2016で予定表を共有する方法(意外とハマった…)

Outlookは予定を共有しにくい?

こんにちは、MFTです。

 

今までスケジュールの共有はグループウェアを使っておりましたが、

このたび、全社的にシステムがグループウェアからOffice365へ変更することになったため、

スケジュール共有はOutlook2016を利用することなりました。

Office365とは…Office 365は最新のグループウェアサービスと最新のデスクトップアプリケーション(Microsoft Office)をセットで利用できる法人向けサービスです。

 

ただ、Outlookで予定を共有しようとすると、一筋縄ではいきません

 

グループウェアだと、予定を登録して対象者を選択すれば終わりです。

Outlookもこの感覚だと思ったのですが、どうにもうまくいきません…。

 

結構ハマってしまったので、Outlookで予定を共有する方法を載せておきます。

 

Exchange Onlineが必要

最初に立ちはだかった壁は、

Exchange Onlineベースにしないと手軽に共有できない

という点です。

Exchange Onlineは、クラウドで提供される安全性の高いメール&スケジュールのサービスです。

引用元:Office365チャンネル 「いまさら聞けないExchange Online、基本と機能のポイント

 

Exchange Onlineは

「ビジネスで利用するためのクラウドメールサービス」

という、メールシステムのようなイメージですが、

グループメンバーと予定を共有するためにも必須です。

 

なければできない、というわけではありませんが、

Exchange OnlineベースではないOutlookだと、

あくまで個人利用の仕組みになるため

会議や、グループスケジュールといったの強力な機能が使えません。

 

Outlookで予定を共有する手順

それにしてもOutlookのスケジュール共有はまだ慣れません…

 

いろいろ試してわかったのは、Outlookで予定を共有するのは

予定を登録画面の「スケジュールアシスタント」を利用するのがよかったです。

 

この登録方法が、いままでのグループウェアのやり方と近いためしっくりきました。

もっといい方法があるかもしれませんが、当面この方法でいきます。

 

また、Outlookのスケジュールは権限管理が細かく設定できるようになっていて、

 

その予定を見るだけの権限なのか

編集までできるのか

予定の詳細を読めるのか

「予定あり」とだけ見えるのか

といった、ある意味セキュリティを確保した作りになっているようです。

 

…私には、細かすぎて必要のない機能でした。

というのも、最初からセキュリティが強い設定になっているので、

簡単にスケジュール共有しようとしても、

エラーメッセージが頻発してなかなか前に進まなかったためです。

 

こんな感じのエラーがガンガン出ます

 

セキュリティ設定を細かく行えるのはいいんですが、

最初はゆるくしておいてほしい…。必要があれば変更するので。

 

Outlookで会議の予定を登録する

会議の予定を登録するのは、さすが専用メニューだけあって気持ちよく登録できます。

「新しい会議」を選択して

共有したい相手を「宛先」へ登録します。

 

会議スケジュールの登録は、通常のスケジュール登録と同じで、

参加者の承諾によって予定が確定するというイメージです。

 

この承諾ですが、当然、参加依頼を受けた人が承諾するという運用になりますが、

代理承諾という形でも予定を確定することができました。

 

 

本人が承諾した場合と、代理で承諾した場合の違い …は特になさそう。

 

それにしても、Outlookは高機能すぎて、とっつきにくいですね。

まず、スケジュール登録は相手の承認が必要という思想がどうにも馴染めません。

 

実際、仕事で予定を共有する場合は、相手の承諾なんか無しでガンガン登録するものです。

とりあえず入れておいて、あとで調整すればいい。

 

…と愚痴っても始まらないので、慣れるしかありませんね。

 

 

読んでいただき、ありがとうございました。

では、また!

Commentsこの記事についたコメント

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です